Ratgeber
Valtor, Excel und DATEV: wer macht was?
Valtor ersetzt nicht DATEV: DATEV bleibt das Buchhaltungssystem, in dem Ihre Steuerberatung bucht, und Valtor ersetzt die Tabelle zwischen Vertrag und Rechnung – es liest Vertragsbedingungen, plant, was fällig wird, und bereitet E-Rechnungen vor, die ein Mensch freigibt.
Stand:
Wer macht was?
| Aufgabe | Excel | DATEV | Valtor |
|---|---|---|---|
| Quelle der Abrechnungsbedingungen | Von Hand aus dem Vertrag übertragen | Nicht seine Aufgabe | Aus dem Vertrag gelesen, jede Bedingung mit Fundstelle, von einem Menschen freigegeben |
| Abrechnungskalender | Von Hand gepflegt | Nicht seine Aufgabe | Aus den freigegebenen Bedingungen berechnet |
| Fehlende Bedingungen und Mengen | Fallen auf, wenn es jemand merkt | Nicht seine Aufgabe | Als fehlend angezeigt, die zuständige Person wird erinnert |
| Buchhaltung und Umsatzsteuer-Voranmeldung | Nein | Ja, mit Ihrer Steuerberatung | Nein; Rechnungen gehen als Beleg an DATEV |
| Kundenstammdaten | Eigene Liste | Debitorenkonten | Aus DATEV importiert und an DATEV exportiert |
Wann reicht Excel?
Bei einer Handvoll Kunden mit festen Monatshonoraren, die sich nie ändern, können Tabelle und Kalendererinnerung genügen.
Es hört auf zu funktionieren, wenn Verträge sich unterscheiden: Preiserhöhungen zum Jahrestag, Meilensteine, die auf Abnahme warten, Mediahonorare mit Mindestbetrag, Stundenkontingente, Abrufe unter Rahmenverträgen. Dann zeigt die Tabelle nicht mehr, welche Klausel eine Zeile begründet, und niemand sieht, was nie abgerechnet wurde.
Wie arbeitet Valtor mit DATEV zusammen?
- Jede ausgestellte Rechnung wird als Beleg in DATEV Unternehmen online abgelegt, wo Ihre Steuerberatung sie bucht – über die DATEV-Schnittstelle oder per DATEV Upload Mail.
- Die Kundenliste geht in beide Richtungen: Import aus einem DATEV-Export, Download als DATEV-Debitorendatei.
- Valtor bucht nichts und tauscht keine Buchungen aus. Erlöskonten, Steuerschlüssel und Kostenstellen bleiben bei DATEV und Ihrer Steuerberatung.
- Eine fehlende DATEV-Debitorennummer hält nie eine Rechnung auf.
Wie finde ich heraus, was meine Tabelle übersehen hat?
Mit der kostenlosen Vertragsprüfung: Laden Sie einen Vertrag und die dazu gestellten Rechnungen hoch. Valtor vergleicht, was der Vertrag sagt, mit dem, was abgerechnet wurde, und zeigt, was fehlt – mit der Klausel als Beleg. Die Dateien werden nach 24 Stunden gelöscht.
Häufige Fragen
Brauche ich weiterhin meine Steuerberatung?
Ja. Valtor bereitet Rechnungen vor und stellt sie aus; Ihre Steuerberatung bucht sie in DATEV und erstellt Ihre Steuererklärungen.
Wie steige ich um, wenn schon Rechnungen gestellt wurden?
Sie beginnen mit Ihren unterschriebenen Verträgen und halten je Vertrag fest, bis wann das bisherige System abgerechnet hat. Valtor rechnet erst ab dann ab, und offene Rechnungen von vorher lassen sich für den Zahlungsabgleich übernehmen.