Ratgeber
E-Rechnungspflicht: was Agenturen wissen müssen
Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen von anderen Unternehmen empfangen können; ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 € Gesamtumsatz im Vorjahr sie ausstellen, ab dem 1. Januar 2028 alle.
Stand:
Welche Fristen gelten?
| Ab | Wer | Was |
|---|---|---|
| 1. Januar 2025 | Jedes Unternehmen in Deutschland | Muss E-Rechnungen von anderen Unternehmen empfangen können |
| 1. Januar 2027 | Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz | Muss für inländische B2B-Umsätze E-Rechnungen ausstellen |
| 1. Januar 2028 | Jedes Unternehmen | Muss für inländische B2B-Umsätze E-Rechnungen ausstellen |
Bis zum jeweiligen Stichtag dürfen weiterhin Papier- und PDF-Rechnungen ausgestellt werden; ein PDF per E-Mail gilt als „sonstige Rechnung“ und braucht die Zustimmung des Empfängers. Rechnungen an Verbraucher und Kleinbetragsrechnungen bis 250 € sind nicht erfasst.
Was gilt als E-Rechnung?
Eine E-Rechnung wird in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen, das eine automatische Verarbeitung erlaubt und der europäischen Norm EN 16931 entspricht. Ein PDF ist keine E-Rechnung, auch nicht per E-Mail.
Die beiden gängigen deutschen Formate sind XRechnung, reines XML, und ZUGFeRD, ein PDF mit eingebettetem XML (ab Version 2.0.1, außer den Profilen MINIMUM und BASIC-WL).
Was ändert sich für eine Agentur?
- Jede Kundenrechnung muss als XRechnung oder ZUGFeRD entstehen, nicht als Word- oder PDF-Export.
- Die Pflichtangaben müssen in den Daten stehen, nicht nur im Druckbild: Leistungszeitraum, Steuersatz oder Befreiungsgrund, fortlaufende Nummer, Angaben zum Kunden.
- Öffentliche Auftraggeber brauchen zusätzlich ihre Leitweg-ID als Käuferreferenz.
- Korrekturen sind verknüpfte Rechnungskorrekturen oder Stornorechnungen. Eine „Gutschrift“ ist umsatzsteuerlich eine Abrechnung durch den Leistungsempfänger (§ 14 Abs. 2 UStG) und das falsche Wort für eine Korrektur.
Wie stellt Valtor E-Rechnungen aus?
Valtor bereitet jede Rechnung aus den freigegebenen Vertragsbedingungen vor und stellt sie über seinen E-Rechnungsanbieter, einen Peppol-Zugangspunkt, als XRechnung oder ZUGFeRD aus.
Die Rechnungsnummer vergibt Valtor fortlaufend je Rechnungssteller im Moment des Versands. Die Umsatzsteuer richtet sich nach dem Empfänger – einschließlich Reverse Charge für Geschäftskunden in der EU, deren USt-IdNr. über den EU-Dienst VIES geprüft wird –, und die Zahlen für Umsatzsteuer-Voranmeldung und Zusammenfassende Meldung stehen bereit.
Diese Seite ist eine allgemeine Information, keine Steuerberatung.
Häufige Fragen
Ist eine PDF-Rechnung per E-Mail eine E-Rechnung?
Nein. Eine E-Rechnung muss in einem strukturierten Format nach EN 16931 vorliegen, etwa XRechnung oder ZUGFeRD. Ein PDF ist eine „sonstige Rechnung“ und nur in der Übergangszeit zulässig.
Bezieht sich die Grenze von 800.000 € auf den Gewinn?
Nein, auf den Gesamtumsatz des vorangegangenen Kalenderjahres.
Muss ich E-Rechnungen auch empfangen können?
Ja, seit dem 1. Januar 2025 muss das jedes Unternehmen. Ein E-Mail-Postfach, das die Datei annimmt, genügt.