Ratgeber
Einen Retainer richtig abrechnen
Ein Retainer wird als festes Monatshonorar für den vertraglich genannten Zeitraum abgerechnet – im Voraus oder nachträglich wie vereinbart, anteilig für einen angebrochenen Monat und ab dem Stichtag einer vereinbarten Preiserhöhung zum erhöhten Satz.
Stand:
Was muss ein Retainer-Vertrag für die richtige Abrechnung regeln?
- Das monatliche Honorar, netto.
- Ob im Voraus oder nachträglich abgerechnet wird.
- Den Rechnungstag oder wie lange nach dem Zeitraum abgerechnet wird.
- Den Beginn und, bei fester Laufzeit, das Ende und die Kündigungsfrist.
- Eine Preiserhöhung: um wie viel, ab wann und ob sie sich wiederholt.
- Das Zahlungsziel und ein eventuelles Skonto.
Schweigt der Vertrag zu einem dieser Punkte, nimmt Valtor den Wert aus Ihrer Abrechnungsrichtlinie, die Sie einmal für den Arbeitsbereich freigeben – oder fragt die prüfende Person. Valtor unterstellt weder den Ersten des Monats noch 30 Tage Zahlungsziel.
Wie wird ein angebrochener Monat berechnet?
Beginnt oder endet ein Retainer mitten im Monat, deckt die erste oder letzte Rechnung nur einen Teil des Zeitraums ab. Vertrag oder Abrechnungsrichtlinie bestimmen die Grundlage: Kalendertage, ein 30-Tage-Monat oder Arbeitstage.
Beispiel: Ein Retainer über 12.500 € beginnt am 16. September und wird nach Kalendertagen anteilig berechnet. September hat 30 Tage, davon sind 15 abzurechnen: 6.250 € für September.
Wie wird eine vereinbarte Preiserhöhung angewendet?
Eine Preisanpassungsklausel erhöht das Honorar um einen vereinbarten Prozentsatz – einmal oder wiederkehrend, ab einem festen Datum oder nach einer Anzahl von Monaten, jeweils auf den zuletzt erhöhten oder auf den ursprünglichen Betrag. Valtor wendet sie ab dem vereinbarten Datum an und zeigt die Klausel neben dem erhöhten Betrag.
Beispiel: 3 % nach zwölf Monaten machen aus 12.500 € ab dem 13. Monat 12.875 €.
Was muss auf einer Retainer-Rechnung stehen?
Neben den Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG gehört der Leistungszeitraum auf die Rechnung – beim Retainer der Monat, den sie abdeckt. Ab 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz sie als E-Rechnung ausstellen; Valtor stellt XRechnung und ZUGFeRD aus.
Was passiert zum Ende der Laufzeit?
Valtor kennt die Kündigungsfrist und legt 60 Tage vor ihrem Ablauf eine Aufgabe an. So ist eine Verlängerung oder Kündigung eine Entscheidung und kein Zufall. Ein sich automatisch verlängernder Vertrag rechnet weiter ab; eine feste Laufzeit endet mit ihrem Enddatum.
Häufige Fragen
Rechnet man einen Retainer im Voraus oder nachträglich ab?
So, wie es der Vertrag sagt. Die Abrechnung im Voraus ist bei Agentur-Retainern üblich, weil sie Liquidität vor der Arbeit sichert. Die nachträgliche Abrechnung passt zu Retainern, die sich nach der geleisteten Arbeit richten.
Kann ein Retainer Zusatzstunden enthalten?
Ja. Ein Retainer kann ein Stundenkontingent enthalten, Stunden darüber werden zum Vertragssatz abgerechnet. Mehr dazu im Ratgeber zu Stunden und Mediahonoraren.