Ratgeber
Was ist Contract-to-Cash?
Contract-to-Cash ist der Prozess, der aus einem unterschriebenen Kundenvertrag eingegangenes Geld macht: die kaufmännischen Bedingungen lesen, planen, was fällig wird, Rechnungen stellen, Zahlungen zuordnen und Mahnungen und Korrekturen bearbeiten.
Stand:
Welche Schritte umfasst Contract-to-Cash?
- Erfassen: Der unterschriebene Vertrag und seine Nachträge sind die Quelle jeder Abrechnungsbedingung.
- Auslegen: Honorare, Termine, Rhythmus, Zahlungsziel, Preisanpassungen, Mindest- und Höchstbeträge werden aus dem Vertrag gelesen und freigegeben.
- Planen: Aus den freigegebenen Bedingungen entsteht ein Abrechnungskalender.
- Abrechnen: Jede fällige Position wird zur Rechnung – geprüft, freigegeben, versendet.
- Einziehen: Zahlungen werden Rechnungen zugeordnet, überfällige Rechnungen gemahnt.
- Korrigieren: Änderungen und Fehler werden mit verknüpften Korrekturen behandelt, nie durch Ändern einer ausgestellten Rechnung.
Worin unterscheidet sich Contract-to-Cash von Quote-to-Cash und Order-to-Cash?
| Prozess | Beginnt bei | Typisch für |
|---|---|---|
| Quote-to-Cash | Einem Angebot aus der Preisliste | Software- und Produktverkauf |
| Order-to-Cash | Einer Kundenbestellung | Handel und Industrie |
| Contract-to-Cash | Einem verhandelten Vertrag | Agenturen und Dienstleister |
Quote-to-Cash beginnt beim Angebot aus einer Preisliste und passt zu Unternehmen, die Produkte verkaufen – oft mit CPQ-Software. Order-to-Cash beginnt bei einer Kundenbestellung und passt zu Handel und Industrie.
Contract-to-Cash beginnt bei einem verhandelten Vertrag, dessen Bedingungen von Kunde zu Kunde verschieden sind. Das ist der Normalfall bei Agenturen und Dienstleistern, wo Retainer, Meilensteinplan und Mediahonorar in einem Vertrag stehen können.
Wo verlieren Agenturen zwischen Vertrag und Zahlung Umsatz?
- Eine vereinbarte Preiserhöhung kommt nie auf der Rechnung an.
- Ein vom Kunden abgenommener Meilenstein wird nie abgerechnet.
- Stunden über dem vorausbezahlten Budget rechnet niemand ab.
- Ein Mindesthonorar wird in einem ruhigen Monat nicht angewendet.
- Zusatzarbeit wird als Abruf bestellt, aber zu falschen Sätzen oder gar nicht abgerechnet.
- Eine Rechnung wird wegen fehlender Bestellnummer abgelehnt und nie neu gestellt.
Jeder dieser Fälle entsteht, wenn der Vertrag als PDF im Ordner liegt, die Abrechnung in einer Tabelle lebt und niemand beides vergleicht.
Was leistet Contract-to-Cash-Software?
Sie hält die Verbindung zwischen jeder Rechnungsposition und der Klausel, die sie begründet. So sieht das Finanzteam, warum ein Betrag berechnet wird und was noch fehlt.
Valtor macht das für Agenturen in Deutschland: Es liest den Vertrag, ein Mensch gibt die Lesart frei, Code berechnet den Kalender, und jede Rechnung wird von einem Menschen freigegeben und versendet.
Häufige Fragen
Ist Contract-to-Cash dasselbe wie Debitorenmanagement?
Nein. Das Debitorenmanagement beginnt, wenn eine Rechnung existiert. Contract-to-Cash umfasst auch, was davor liegt: den Vertrag lesen und entscheiden, was wann berechnet wird.
Gehört die Buchhaltung zu Contract-to-Cash?
Bei Valtor nicht. Die Buchhaltung bleibt in DATEV bei Ihrer Steuerberatung. Valtor legt jede ausgestellte Rechnung dort als Beleg ab und bucht selbst nichts.