Ratgeber
So funktioniert Valtor
Valtor macht aus einem unterschriebenen Kundenvertrag in sechs Schritten bezahlte Rechnungen: Es speichert den Vertrag, liest die kaufmännischen Bedingungen, lässt diese Lesart von einem Menschen freigeben, berechnet den Abrechnungskalender, bereitet jede Rechnung zur Freigabe und zum Versand vor und ordnet eingehende Zahlungen zu.
Stand:
Was passiert, wenn ein Vertrag hochgeladen wird?
Der unterschriebene Vertrag – und jeder Nachtrag, jedes Bestellformular und jede Preisliste, die dazugehören – wird unverändert gespeichert und auf Schadsoftware geprüft.
Nur vertragliche Dokumente können eine Abrechnungsbedingung begründen. Eine alte Rechnung kann eine Bedingung bestätigen oder in Frage stellen, aber nie eine schaffen.
Wie liest Valtor den Vertrag?
Ein Sprachmodell liest das Dokument und schlägt die kaufmännischen Bedingungen vor, die es findet: Honorare, Termine, Abrechnungsrhythmus, Zahlungsziel, Preisanpassungen, Mindest- und Höchstbeträge. Jede vorgeschlagene Bedingung trägt die Klausel und die Seite, aus der sie stammt.
Was der Vertrag nicht regelt, bleibt sichtbar offen und wird zur Frage an die prüfende Person – nie zu einer Annahme. Leistungen werden Ihrem Leistungskatalog zugeordnet, damit dieselbe Leistung bei jedem Kunden gleich heißt.
Wer gibt was frei?
- Es gibt keinen Sammelversand und keinen automatischen Versand.
- Jede Rechnung geht mit einer ausdrücklichen Aktion einer berechtigten Person aus dem Finanzteam hinaus – sofort oder zu einem geplanten Zeitpunkt für genau diese eine Rechnung.
- Wer was wann getan hat, steht in einem verketteten, nicht änderbaren Prüfpfad.
Drei Entscheidungen, sauber getrennt: die Lesart eines Vertrags freigeben, eine Rechnung freigeben und sie versenden.
Wie wird der Abrechnungskalender berechnet?
Nach der Freigabe berechnet deterministischer Code – nicht das Sprachmodell –, was wann fällig ist: Retainer Monat für Monat, anteilig für angebrochene Monate, Preisanpassungen ab dem vereinbarten Datum, Meilensteine erst nach Abnahme, nutzungsabhängige Positionen, sobald die Zahlen vorliegen.
Dieselben freigegebenen Bedingungen ergeben immer denselben Kalender.
Was braucht eine Rechnung, bevor sie hinausgehen kann?
- Eine Bestellnummer (PO), wo der Vertrag sie verlangt – Ihr Kunde kann sie über einen sicheren Link nachtragen.
- Den Abnahmenachweis für einen Meilenstein – Ihr Kunde kann ihn über denselben Link bestätigen.
- Die Mengen für eine nutzungsabhängige Position – Valtor erinnert die zuständige Person vor dem Rechnungsdatum und eskaliert, wenn nichts kommt.
- Die Umsatzsteuerbehandlung für den Empfänger.
Valtor prüft jede Rechnung vor der Freigabe. Was fehlt, blockiert die Rechnung und nennt, wer es liefern muss.
Wie werden Rechnungen versendet?
Rechnungen gehen als XRechnung oder ZUGFeRD über den E-Rechnungsanbieter von Valtor hinaus, fortlaufend nummeriert je Rechnungssteller. Eine Korrektur erzeugt eine verknüpfte Rechnungskorrektur oder Stornorechnung; eine ausgestellte Rechnung wird nie verändert.
Was passiert nach dem Versand?
Ein lesender Bankzugang liefert die Zahlungseingänge, und Valtor schlägt vor, welche Rechnung jede Zahlung begleicht. Ist eine Rechnung überfällig, entwirft Valtor eine Mahnung mit Verzugszinsen; ein Mensch prüft und gibt sie frei.
Jede ausgestellte Rechnung kann als Beleg in DATEV Unternehmen online abgelegt werden, wo Ihre Steuerberatung sie bucht. Valtor selbst bucht nichts.
Häufige Fragen
Versendet Valtor Rechnungen automatisch?
Nein. Jede Rechnung wird mit einer ausdrücklichen Aktion einer berechtigten Person aus dem Finanzteam versendet oder von ihr einzeln für einen Zeitpunkt eingeplant. Einen Sammelversand gibt es nicht.
Was passiert, wenn der Vertrag etwas nicht regelt?
Die Bedingung wird als fehlend angezeigt und zur Frage an Ihre Prüfung. Valtor füllt keine Lücke mit einer Annahme.
Berechnet die KI die Rechnungsbeträge?
Nein. Das Sprachmodell schlägt nur Bedingungen aus dem Vertrag vor. Beträge und Termine berechnet deterministischer Code aus Bedingungen, die ein Mensch freigegeben hat.